מה מפריע למנהל לעשות ניהול זמן נכון?​

ניהול זמן נכון למנהל היא מן הסתם אותה דרך ניהולית המאפשרת לו להשיג מטרות שברצונו להשיג בדרך היותר אפקטיבית ובסדר העדיפות שיבחר. ניהול זמן נכון קל יותר למנהל לזהות על דרך השלילה, מהיכרות רבה עם ניהול זמן לא-נכון: איך זה קורה שלמרות שרצית, חשבת, תיכננת, התאמצת.... איך זה שוב מצאת עצמך בסוף מסלול והמטרה עודנה רחוקה בלתי-מושגת..?

אם כך כנראה שמשהו באמת מפריע לנהל את הזמן

אכן, משהו באמת מפריע לנהל את הזמן. למעשה, הרבה יותר ממשהו. כדי להפריע לנהל את הזמן באופן אפקטיבי עומדת מולנו רשימה ארוכה של מפריענים שכל תכליתם להפריע והמרבה זוכה. רשימת המפריענים מוכרת בשמות ובתפקידים וגלויה לעין כל, למעשה גלויה לעין כל למעט המנהל שמנהל את הזמן של עצמו. היכרות גלויה עם המפריענים עלולה לגרום למנהל לקושי, להכריח אותו לשנות הרגלים ואופני התנהלות ולכן הוא מעדיף להתעלם מהם, להסתפק באמירות כמו "מה הייתי עושה אילו היה לי יותר זמן", "אני עמוס מעל הראש", "לוח הזמנים שלי פקוק עד אפריל" וכיו"ב.

מי הם המפריענים לניהול זמן של המנהל

מפריענים לניהול זמן של המנהל מתחלקים למספר קבוצות:

1. חוסר תכנון ותכנון לקוי:

עבודה ללא תכנון,

קביעת מטרות לא ברורה,

אי-קביעת סדר-עדיפות,

תוכניות פעולה אמורפיות ללא מועדי ביניים ברורים ונקודות בקרה,

שיבוץ לקוי של לוח זמנים שבועי ויומי.

2. ניהול וארגון בעייתיים:

ארגון אישי לקוי של המנהל ואי-לקיחת אחריות אישית למתרחש,

ויתור על עדכון טכנולוגי (אאוטלוק, סמארטפון, אינטרנט) והסתפקות בפנקס קוהינור כתום ככלי עזר ניהולי,

הגדרות תפקיד מעורפלות ומאפשרות חופש לפרשנות,

ניהול לא שיטתי ללא מתודה או קו ניתן לזיהוי,

קושי לשים גבולות לעצמו ולאחרים, למשל הקושי בהקצאת זמן ניהול איכותי לעצמו ללא פתח להפרעה כלשהי.

זימון ישיבות ללא הכנה ועדכון המשתתפים וללא רישום סיכומים,

אי-הקפדה על לוחות זמנים – ראיית לוח הזמנים המתוכנן כסוג המלצה ולא כסוג שלהתחייבות,

טיפול לקוי בתיעוד וניירת,

3. ניהול תקשורת לקוי:

קושי לנהל דיאלוג מדוייק, שקוף ובהיר.

מתן חשיבות יתר לטלפון, להכרח לכאורה שבמענה מיידי ולשיחות נכנסות ככוח עליון על פיו נכון להתנהל.

מתן דחיפות יתר לטיפול בהודעות דואל,

4. תהליכי קבלת החלטות לא איכותיים.

דחיינות. העדפת דחיית ההחלטה כאופציה עדיפה. הססנות וחוסר החלטיות. עמימות כדרך ניהולית.

אי-למידה מטעויות ולכן חזרה על החלטות שכבר הוכחו בעבר כשגויות.

ראיית מידע כאיום: הימנעות ממידע תומך החלטה ממקורות חיצוניים, ויתור על התייעצות עם שותפים ועמיתים.

חשש מחדשנות ושינוי ומכאן צמצום מנעד התשובות האפשריות.

באיזה דרכים ניתן להתמודד עם המפריעים לניהול זמן נכון?

ההתמודדות עם המפריעים לניהול זמן נכון מתחילה בפיתוח המודעות ובנכונות לעשות מאמץ להיפרד מרובם, לפחות באופן חלקי. להלן דרך אפקטיבית אחת שתוכל לסייע למנהל:

זיהוי וסימון המפריענים היותר מוכרים ברשימה, ובירור באיזה אופן הם מפריעים. למשל: אי הגדרת תפקידים גורמת לכך שאנשים אינם מבצעים פעולות שיש בהן צורך או מבצעים פעולות שאינן בתחום תפקידם וגורמים למנהל להקצות משאב ניהול מיותר.

בירור דרכי תיקון אפשריות, בחירת דרך עדיפה וטיפול בה. למשל: אי-הגדרת תפקיד ניתן לתיקון על ידי פעולה מתקנת פשוטה, להגדיר את התפקיד.

הקצאת משימה שבועית למנהל: מדי שבוע יטופל אחד הנושאים תוך הגדרה מדוייקת של היעד, למשל, "סיום הגדרה השבוע של לפחות שלושה תפקידים ".

פעולה עיקבית ואמיצה של המנהל תעזור בשיפור ניהול הזמן ובעקבותיו בשיפור התוצאה הניהולית הכוללת.